Policy

人力资源办公室保存所有员工的就业和福利记录. 记录包括“硬拷贝”文件和输入人力资源信息系统(HRIS)的数据。. 家庭住址如有变动，员工应立即与人力资源部联系, 电话号码, marital status, 家属或保险受益人. 员工可能会改变性别, ethnicity, 种族和他们的紧急联系人在自助服务横幅. 不正确的信息可能会导致工资、福利或州和联邦税收方面的问题.

雇员和前雇员可在正常工作时间查阅其雇佣记录，每年一次，并在终止雇佣后查阅一次. 与保密工作推荐信有关的记录, 员工无法进行积极的纪律调查或积极的监管调查. 主管和人力资源工作人员在正常业务过程中也可获得就业记录. 福利记录和医疗信息被视为机密，只有员工个人和人力资源工作人员才能查阅.

学院可能会被要求提供有关雇员就业状况或收入信息的信息. 学院可以向现任或前任雇员的潜在雇主核实个人在学院工作的日期, 所担任的职位和雇员曾经或现在受雇的部门. 其他信息, 包括工资核查, 可以发给未来的雇主吗, 经现任或前任雇员授权，向征信机构或金融机构查询. 联邦或州机构要求提供的信息, 包括执法机构, 会被依法释放吗. 主管应将所有背景调查和就业信息核实请求提交给人力资源部门.    

Procedures

员工可以向主管人事和职场文化的副总裁提出查阅个人档案的书面要求. 文件只能在正常工作时间在人力资源办公室查看. 员工不得删除或更改文件中包含的任何文件，但可以在人事和工作场所文化副总裁批准的情况下获取文件的副本.

主管可以书面形式向主管人事和职场文化的副总裁要求查阅其直接下属的人事档案. 文件只能在正常工作时间在人力资源办公室查看. 主管不得删除或更改文件中包含的任何文件，但可以在人事和工作场所文化副总裁批准的情况下获取文件的副本. 主管人员不得查阅其直接下属的医疗档案.

Definitions