This checklist is designed to help you navigate the event planning process at CC; while not exhaustive, 它可以帮助你确定常见的活动计划任务，并为你的学生活动峰会做好准备. 如果你不确定什么是学生活动峰会， 点击这里 了解更多信息. 虽然本指南主要是为学生活动策划者准备的, 里面的信息应该对校园里考虑策划活动的任何人都有帮助. 所有校园成员必须遵守学院的预订和服务订单提前通知政策，至少10个工作日/两周.

虽然学院对活动有最低的提前通知要求, 通常需要至少三个月的准备才能执行一个周密的计划, 成功的事件. 取决于事件的大小和规模, 这个时间线可以缩短, 但明智的做法是，开始规划一切尽可能远的空间填补迅速和其他校园资源是有限的.

在开始计划过程之前, 请完整地阅读本活动策划指南，以便您了解在每个阶段需要考虑的事项. 单击每个“步骤”来查看该步骤需要的所有内容.

检查表概述

扩展格式核对表

步骤1:为你的活动进行头脑风暴 (~提前2 ~ 3个月)

• 你的活动目标是什么? 这些目标是如何与你的组织和学院的使命联系起来的?
• 咨询你的指导老师(部门、主管、部门负责人等).)来讨论这件事
• Please note that student organizations cannot book spaces on behalf of community organizations or external groups; these events must go through the 书院活动办事处.

• 如果在校园举办演讲，

• 记住, 学生不能签订活动合同或与艺术家签订协议, 演讲者, Supplies商, 等.; 学生可以与校园活动办公室的工作人员合作，代表学院签署合同. 教职员工, 请参考您所在部门/部门关于与演讲者签订合同的协议.

第二步:选择日期并预订空间 (一至三个月后)

• 选择日期

• 选择时间
  • 考虑 供餐时间 on campus; make sure your attendees have the opportunity to eat in addition attending your event, 特别是如果你的活动没有提供食物，或者是在一个限制食物的地方举行.

• 预订座位
  • 预订座位时, 您还可以输入来自每个SES部门的服务订单(支持/设备). 有关如何预订空间的分步指南，请单击 在这里. 
  • 这个空间能容纳人数、活动和必要的Facilities吗?
  • Ungerboeck上是否有所需的空间? 如果没有，还有哪些空间可以满足我的团队/活动需求?
  • 这个活动需要在下雨或极端天气的地方进行吗? 您是否按照最初的要求预订了这个天气位置?
  • 请注意，校园内的户外场地也需要通过CC事件管理预订, 这包括Donald Autrey (Yampa)等领域。.
  • 如果预定的活动将在室外举行，并且有扩音音乐或声音，您将需要申请 噪音困难许可证 至少提前30天通过校园活动办公室从科罗拉多斯普林斯市申请. 这也适用于校园内的某些室内场所.

• 演讲者安排
  • 您和学生活动峰会是否以书面形式商定并确认日期? 你让合适的学校官员签合同了吗? 记住, 学生不能签订合同 最好不要签署合同，直到从部门或CCSGA获得全部资金.
  • 你的客人需要旅行、住宿和/或餐饮住宿吗?
    • 学院建议签订“买好”合同，而不是提供餐食——学院最多同意每人额外支付25美元的晚餐费用和25美元的午餐费用, 他们可以自己去餐馆或点餐.
    • 学院不能在“绿色房间”Supplies酒精."
    • 确保清楚地说明往返机场和酒店的交通费——交通费是在演讲费之外还是包含在演讲费中?
    • 注意艺术师要求的接待项目，因为它们出现在附加条款上，并确保将其包含在任何预算中. 这些项目通常是增加合同成本的.
  • 在科罗拉多斯普林斯，你需要一辆学校的车来接送我们的客人吗? 谁来开学校的车? 车辆预订通过了吗 CC运输? 你有吗? 司机认证 联运?

• 放映的电影

步骤3: 提交服务订单 (~提前一个月，不少于10个工作日/两周)

有关如何提交服务订单的完整指南，请点击 在这里.

• Facilities

• 音频/视频

• 食品/餐饮

祝你有个好胃口

在校外

• Grounds (户外活动)

• 校园安全
  • 我需要额外的保安人员吗? 学院保留为您的活动确定合适的人员配备模式的权利，其中可能包括校园安全官员, 合约保安人员, 和专业的CC人员.
  • 我是否提交了锁门和开锁的服务订单?

• 索迪斯
  • 我的活动在活动之前/之后/期间需要卫生服务吗?

第四步:参加学生活动峰会 (至少两周后)

• 准备好回答与who有关的各种问题, 什么, 当, 在哪里, 为什么您的活动包括但不限于此清单中的活动.
• 大多数情况下，学生在提交房间预订请求后，会通过电子邮件被邀请参加学生活动峰会. 学生们, 然而, 欢迎大家提前参加学生活动峰会, 以便从小组中获得建议和指导. 安排预约讨论一个即将到来的事件，电子邮件Crystal Hurtado在 churtado@bomabearing.com. 

步骤5: 安全 CCSGA特别活动经费 如果活动得到学生活动峰会的批准 (two to four weeks out; at least two weeks in advance if your proposed event is budgeted to cost less than $5,000, 或者如果你的活动预算花费超过5美元，那就提前四周,000)

• 你的活动是否应该向CCSGA以外的部门寻求资助, 办公室, 或程序，将花费大量的钱, 你可能需要更早开始筹集资金. 文化景点基金申请截止日期为每个街区的第一周.
• 艺术家或讲师的合同不应该由学院官员签署，直到资金得到保障.
• 请记住，所有活动提议超过5000美元.00必须被认证为 “绿色事件” 由可持续发展办公室定义. 在向CCSGA财务委员会提交初步申请之前，提出活动建议的学生必须与可持续发展办公室的绿色活动实习生会面. 即使您的活动不符合这些标准，也要考虑 你如何为一个可持续发展的校园做出贡献 在策划活动时.

步骤6: 组织和计划剩余的活动 (约两周后)

• 可访问性、安全性和风险管理
  • 我考虑过客人的需求吗 确保我的活动是可访问的?
  • 我是否了解学院的Covid-19协议并有计划实施这些协议? 有关CC应对Covid-19的最新信息可在此找到 在这里.
  • 如果您的活动涉及体力活动，则应使用免责声明, 校外旅行, 或者未成年人出席. OCA可以提供豁免模板.
  • 事件协调员是否知道使用什么紧急程序和灭火器的位置, 警报, 和电话?
  • 活动空间的容量是多少? 我们计划如何跟踪活动出席人数，以确保我们不会超过消防能力? 票、点票器、点票等. 如果您的活动超过法定人数限制，您的活动将被关闭; 在您的活动中，任何CC专业人员都有权拨打此电话.
  • 我们是否需要在活动中增加校园安全人员? 这是SES期间安排的吗?

• Ticketing (至少提前5个工作日)

• Payment (至少提前10个工作日)

• 人员配备和设置

• Supplies

• Advertise (begin at least one week in advance for student events; all-campus events with expected attendance from faculty, 工作人员, 学生应该早点登广告)

• 降雨计划和活动取消 (须至少提前24小时预约)

第七步: 完成计划 & 开展活动

• 至少提前两天与Supplies商联系，以书面形式确认活动的所有内容，并确保每个人都在同一页上.
• 创建一个“详细报道”或“每分钟”的清单，列出需要做的事情，以及何时开始你的活动.
• 提前一个小时检查一下你的空间，确保它已经设置好了
• 故障排除建议

• 别忘了打扫卫生!

第八步: Follow-up (活动后一周)

• 向你的小组汇报情况. 什么进展顺利?? 有什么不同的做法吗? 你成功地避开了哪些问题? 哪些问题让你感到惊讶，哪些问题对未来的计划者来说是重要的? 这个活动达到你的目标了吗?
• 检查你的预算，确保所有的账单都已经支付了. 我们的一些校园合作伙伴(Facilities，校园安全)在事件发生后买单. 如果您对账单有任何疑问，或者什么时候可以拿到账单, 联系各自的办公室.
• 联系你的规划伙伴，然后 感谢他们 感谢他们在这件事上花费的时间和精力. 如果学校办公室或部门赞助了你的全部或部分活动, 一定要感谢他们的支持.